Die Bedeutung von Daten in elektronischer Form hat sich in den letzten zwanzig Jahren einem rasanten Wandeln unterzogen. Heutzutage ist eine analoge Datenverwaltung undenkbar. Dennoch klappt die elektronische Datenhaltung nicht immer reibungslos, denn häufig bereitet bereits die reine Datenmenge und deren korrekte Ablage, Kopf zerbrechen. Eine ideale Lösung zur effizienten Datenverwaltung bietet Microsoft Exchange Server, sodass Unternehmen keine Kompromisse mehr machen müssen und Daten zu jeder Zeit sicher und verlässlich für die unterschiedlichsten Bedarfe zur Verfügung stellen können. Microsoft Exchange Server bietet etwa nicht nur eine ideale Möglichkeit um E-Mails zentral zu speichern und zu verwalten, sondern auch viele andere Inhalte der bekannten Office Lösungen in den Arbeitsalltag zu integrieren. So können etwa Termine und Aufgaben von zahlreichen Benutzern gleichzeitig verwendet und bearbeitet werden. Weiterhin kann Microsoft Exchange Server sowohl als Cloud-Lösung als auch auf eigenen Servern betrieben werden.
Ursprünglich war Microsoft Exchange Server als reines System zur E-Mail-Verwaltung gedacht. Mittlerweile ist Microsoft Exchange Server jedoch eine wesentlich umfangreiche Groupware-Lösung, die kollaboratives Arbeiten in unterschiedlichsten Bereichen ermöglicht. Erstmalig erschienen ist Microsoft Exchange Server bereits 1996, die aktuellste Version, Microsoft Exchange Server 201, ist seit Ende 2015 erhältlich. Grundsätzlich bietet Microsoft Exchange Server folgende Funktionalitäten:
E-Mail Verwaltung: Microsoft Exchange Server speichert nicht nur alle E-Mails, sondern filtert auch unerwünschte Nachrichten heraus, erlaubt eine einfache Archivierung und eine schnelle Suchfunktion. Typisch ist, dass jeder Nutzer mit Hilfe von Microsoft Exchange Server auf jedem angeschlossenen Gerät jene E-Mails abrufen kann, die für ihn bestimmt sind. Beispielsweise erfordert ein kurzfristiger Wechsel des Arbeitsplatzes nicht mehr die Übertragung von Daten, da diese zentral auf dem Exchange Server zur Verfügung stehen.
Kalenderfunktionen: Auch Termine, Aufgaben, Besprechungen und sonstige Inhalte können mit Microsoft Exchange Server und Microsoft Outlook jederzeit bearbeitet und abgerufen werden.
Globale Adressbücher: Kundendaten, Kontaktdaten von Dienstleistern und andere Adressen können mit Microsoft Exchange zentral abgelegt und verwaltet werden. Somit hat jeder Berechtigte stets Zugriff auf die benötigten Kontaktdaten und kann etwa durch einen Klick den E-Mail-Client starten.
Ein praktisches Beispiel für das Potential, das Microsoft Exchange Server in der Praxis bietet ist etwa die automatische Prüfung von E-Mail Anhängen auf ihre Version. Bearbeitet etwa eine große Gruppe gemeinsam per E-Mail ein Dokument, so prüft Microsoft Exchange stets, welches Dokument die neueste Version darstellt und weist die Nutzer entsprechend darauf hin, wenn diese möglicherweise Änderungen in einem veralteten Dokument vornehmen wollen. Lästige Doppelarbeiten und Abstimmungsprobleme gehören so der Vergangenheit an.
Darüber hinaus schützt Microsoft Exchange Server auch vor Datenverlust. Microsoft Exchange Server 2016 Standard unterstützt im Vergleich zu seinem Vorgänger noch wesentlich mehr Datentypen und kollaboriert automatisch auch mit der Vorgängerversion. Durch die Nutzung von Cloud-Services wird Unternehmen außerdem die Möglichkeit geboten, auf kostspielige Investitionen für eigene Hardware zu verzichten. Dies bietet insbesondere kleinen und jüngeren Unternehmen die Möglichkeit, weniger in IT und mehr Geld in die Ausweitung ihres Kerngeschäftes zu investieren. Wächst das Unternehmen, wächst auch Microsoft Exchange Server ganz einfach mit.
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