Erfolgreiches Projektmanagement mit Microsoft Project

Erfolgreiches Projektmanagement

Zur klassischen Projektdefinition nimmt man am besten die DIN 69901 zur Hand. Hieraus ergibt sich, dass ein Projekt ein abgrenzbares Einzelvorhaben ist, welches häufig 

  • neuartig 

  • risikoreich 

  • komplex und interdisziplinär 

  • zeitkritisch 

  • kostenkritisch und 

  • mit projektspezifischer Organisation versehen ist. 

Vor allem die Neuartigkeit des Themas grenzt ein Projekt von Prozessen ab. 
Die Grundvoraussetzungen für ein erfolgreichesProjekt sind: 

  • Einigkeit über die Qualität 

  • Akzeptanz und Kundennutzen sowie 

  • Termin- und Kostenziele 

Dies sind die Eckpunkte des magischen Dreiecks des Projektmanagements.  

Quelle: r0b_Magic Triangle DE - stock.adobe.com

Methoden der Projektsteuerung 

Unterschieden werden die klassische und die agile Methode zur Projektsteuerung. Während bei der klassischen Methode das Ziel des Projektes ganz klar vorliegt und mit Hilfe von Lasten- und Pflichtenheft eindeutig beschrieben werden können, definiert sich die genaue Ausgestaltung bei der agilen Methode erst in den letzten Projektphasen. 

Ein Beispiel für ein traditionelles Projektmanagement könnte lauten: 

Innerhalb von 18 Monaten ein Elektrofahrrad für Herren aus Carbon mit Bereifung aus Naturkautschuk mit einem Gewicht von zehn Kilogramm entwickeln. Als Entwicklungskosten steht Betrag X zur Verfügung. 

Dem gegenüber könnte ein agiles Projektziel lauten: 

In einer Zeit von 18 Monaten ein Elektrofahrrad mit einem Gewicht von zehn Kilogramm entwickeln. Für die Entwicklung steht ein Betrag X bereit. Beide Projekte haben in Bezug auf Zeit und Geld die gleichen Voraussetzungen, weichen aber in der Zielstellung voneinander ab. 

Im agilen Projekt kann am Ende durchaus ein Herrenrad aus Carbon mit Reifen aus Naturkautschuk stehen, ebenso aber auch ein Damenrad aus Aluminium mit einem Gewicht von zehn Kilogramm und herkömmlicher Gummibereifung. 

Im traditionellen Projekt ist diese Ausgestaltung im Grunde nicht möglich. Alle Eckpunkte des Projektes sind in Lastenheft und Pflichtenheft genau vorgegeben. 

Vor- und Nachteilen für agiles und traditionelles Projektmanagement

Keine der beiden Projektmanagementmethoden sollte generell abgelehnt werden, da besonders in einer Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien je nach Projekt die eine oder andere Methode vorteilhaft sein kann.  

Traditionelles Projektmanagement 

Die traditionelle Methode weist ganz klare Vorteile in der Fortschrittskontrolle auf. Lässt sich zudem dank der exakten Zielvorgabe detailliert und präzise planen. Der letzte Vorteil liegt in der unkomplizierten Möglichkeit, externe Partner in das Projekt einzubeziehen. 

Nachteilig ist die fehlende Flexibilität. Planabweichungen sind nur mit hohem Ressourcenaufwand realisierbar. Das Pflichtenheft muss alle Anforderungen abbilden, nicht benannte Anforderungen können den Projekterfolg gefährden. Zuletzt ist zu nennen, dass das Projektziel bis ins feinste definiert sein muss.   

Agiles Projektmanagement 

Agiles Projektmanagement ist aufgrund der häufigen Abstimmungen extrem Transparent. Zusätzlich kann während des Projektverlaufs flexibel auf Änderungen reagiert werden und der Auftraggeber istin Bezug auf den Fortschritt des Projektes permanent auf dem aktuellen Stand. 

Diesen Vorteilen stehen Nachteile wie spezielle Anforderungen an die Unternehmenskultur, hoher Zeitaufwand für Kommunikation und überschaubare Anwendbarkeit gegenüber. 

Die vier bis sechs Phasen eines Projektes

Unabhängig von der gewählten Projektmethode besteht ein Projekt grundsätzlich aus den vier Phasen 

  • Projektziele festlegen 

  • Projektplanung 

  • Projektdurchführung mit Projektüberwachung und Projektsteuerung 

  • Projektabschluss. 

Gegebenenfalls ist die Initialisierung des Projektes der Festlegung der Projektziele voranzustellen. Dies wie auch die Unterteilung der Projektplanung in Grobkonzepte und Feinkonzepte ist vor allem bei großen und mehrdimensionalen Projekten sinnvoll. 

Projektmanagement Rollen: Diese Positionen müssen besetzt sein?

Je nach Methode des Projektmanagements sind unterschiedliche Rollen zu vergeben. Durch die Rollenvergabe werden Zuständigkeiten und Kompetenzen klar voneinander abgegrenzt, um Workflows innerhalb der Aufbauorganisation reibungsarmzu realisieren. Unabhängig davon, welche Management-Methode Sie für Projekte in Ihrem Unternehmen nutzen, sind drei Rollen zu vergeben und zu besetzen. 

Für ein traditionell geleitetes Projekt werden die Rollen Lenkungsausschuss, Projektmanager und Projektteam besetzt. Im agilen Projektmanagement werden die Rollen: Scrum Master, ProductOwner und Scrum Team vergeben. 

Professionelle Projektmanagement Software: Microsoft Project 2021 Professional

Insbesondere bei großen Projekten über lange Zeiträume mit vielen Abhängigkeiten und vielen Beteiligten empfiehlt sich die Arbeit mit einem Tool. 

Microsoft Project 2021 Professional erleichtert enorm die Zusammenarbeit mit vielen Projektbeteiligten. Durch Zuordnung einzelner Personen und Dokumentationsmöglichkeiten einzelner Bearbeitungsstände zu jeder Aufgabe behält ein Projektmanager leicht den Überblick über den Projektfortschritt. 

Im Gantt-Diagramm werden Abhängigkeiten zwischen Projektschritten, kritische Aufgaben und der Projektstatus sichtbar. 

Über ein Kanban-Board besteht zusätzlich die Option, die einzelnen Aufgaben detailliert zu kommentieren, ihren Bearbeitungsstand zu dokumentieren sowie die Kritikalität sichtbar zu machen. Falls erforderlich, können den Aufgaben mehrere Bearbeiter zugewiesen werden. 

Projektmanager mehrerer Projekte können in einer Roadmap den Überblick über den aktuellen Stand ihrer gesamten Projekte behalten. 

Und last but not least ist eine komfortable Einbindung in Teams möglich. Das macht Kommunikationen und Abstimmungen in Projekten noch effizienter. 

Zusammenfassung

Als Fazit sei gesagt: Je umfangreicher ein Projekt ist, umso mehr hängt dessen erfolgreiches Gelingen von einem professionellen Projektmanagement ab. 

Wobei Erfolg sowohl als erfolgreicher Projektabschluss als auch ein Projektabbruch sein kann. 

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt kennzeichnet sich dadurch, dass es für das Unternehmen ein neuartiges sowie abgrenzbares Einzelvorhaben ist, dass zudem oft ein Risiko birgt, komplex und interdisziplinär ist, unter Termindruck mit einem festen Budget steht und häufig einer für dieses Projekt spezifischen Organisation bedarf. 

Welche Arten von Projektmanagement gibt es? 

In der Praxis kommen agiles und traditionelles Projektmanagement zur Anwendung. Beide Methoden haben für die Ressourcen Zeit und Geld feste Vorgaben, unterscheiden sich aber stark in der Zieldefinition. 

Wie funktioniert agiles Projektmanagement? 

Agiles Projektmanagement wurde ursprünglich in der Softwareentwicklung genutzt, erfährt aber in der Zwischenzeit auch Beachtung bei Produktentwicklungen fern der IT-Branche. 

Die Fixgrößen in einem agilen Projektmanagement sind Zeit und Kosten, die genaue Ausgestaltung des Endproduktes steht erst zum Ende des Projektes fest. In der Realisierungsphase finden in kurzen Zeitfenstern zwischen einer Woche bis max. Einem Monat Abstimmungen zum aktuellen Projektstand statt. 

Da Projekt wird geradlinig und flexibel mit bearbeitet.  

Wie funktioniert traditionelles Projektmanagement? 

Traditionelles Management für Projekte folgt einem recht starren Plan, welcher vor Projektstart sehr detailliert ausgearbeitet wurde. 

Die einzelnen beteiligten Teams arbeiten Ihre Aufgaben anhand des Projektplanes ab und informieren in Meetings oder in einer Software, Fortschritte und Ergebnisse der ihnen zugewiesenen Aufgaben. 

In regelmäßigen, teils grobmaschigen Abstimmungsrunden informiert der Projektmanager den Auftraggeber über den aktuellen Sachstand der einzelnen Meilensteine. 

Das Projekt wird geradlinig vorzugsweise ohne Abweichungen realisierter Ergebnisse von geplanten Ergebnissen durchgeführt. 

Wie entscheidet man sich eine Methode des Projektmanagements? 

Welche Methode für Ihr Unternehmen die beste, ist hängt unter anderem davon ab, wie detailliert die Aufgabe bzw. das Ziel des Projektes gefasst wird und wieviel Raum für Entwicklung Sie dem Ganzen geben wollen. 

Ein Ausschlusskriterium für ein agiles Projektmanagement könnte die Einbindung einiger oder vieler externer Mitglieder in das Team sein. Hier ist im Vorfeld abzustimmen, welche Kapazitäten für die erforderliche Kommunikation eingeräumt werden können. 

Welche Funktionen bietet Microsoft Project 2021 Professional? 

Microsoft Project 2021 Professional ist für Projektleitern eine komfortable Lösung zur Planung, Steuerung und Überwachung von einem oder mehreren Projekten. 

Dieses Programm ermöglicht es allen Teammitglieder jederzeit transparent zu arbeiten. Ohne Software fehlen den einzelnen Mitarbeitern in einem Projekt häufig Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstand, Schwierigkeiten oder auch Änderungen einzelner Aufgaben. Mit diesem Tool ist das anders. 

Ohne viel Aufwand schafft der Projektleiter dadurch einen Motivationsschub bei allen Teammitgliedern, denn Transparenz schafft Ehrgeiz. 

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